У нашей организации точно такой же опыт.
Пять(или больше, уже не помню) лет три организации разрабатывали сайт, потратили уйму денег.
И наконец с третьего раза родили "гадкого утенка", который требует в три раза больше операторов, чем мы делали своими руками без особого програмного обеспечения.
А все потому, что "курировали" процесс не мы специалисты, а начальство, которое ни в зуб ногой в нашей работе.
Уверен, что и там такая же причина. Безграмотность и самомнение начальства.